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潘文富
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财务监盘仓库时的综合报告

 

经销商课题研究者/潘文富

仓库在进行正式盘点时,财务人员一般要以监盘的身份参加,重点是核对账面数字与实际库存数字的准确率,并对报废不良品进行现场核销。

不过,财务人员进仓库监盘,一般只对库存数字负责,而对库存商品的价值变化,商品的库存时间,仓库现场管理水平,仓库设备器材运行等情况,基本不纳入工作范围。

这里需要说明的是,仓库是第二财务部门,应该像管理现金那样管理仓库的货物,目前的情况是,经销商仓库管理人员大多专业程度不高,老板自己也很少有时间亲自进仓库,对于仓库的管理问题,大多数老板还是停留在嘴巴上,都说要重视要重视,但是,也没有多少具体的整改方案出来。

且不说系统的仓库整改方案,至少,我们把财务进仓库监盘时的工作范畴进行一些扩大,在原有库存数字核对的基础上,增加对其他方面的现场督察职能,诸如:

一、增加对库存商品的时间管理监控

先进先出,是存库商品进出的基本时间管理要求,别看这么简单的先进先出,在很多经销商公司仓库到现在还做不到,这不存在多少技术上的问题,更是工作责任心,内部规划性,乃至配套硬件设备不到位等方面有问题。

在财务人员监盘的过程中,对库存商品的时间,要进行三个方面的检查:

1、当前库存商品中,保质期过半,临期,乃至是过期的商品品种和数量,以及导致出现的原因;

2、根据货物堆放次序来判断,在打堆位置上,是否能确保先进先出;

3、通过检查到货计划和货区的提前清空情况,判断是否在到新货前,提前将现有旧货腾出位置,放到外部优先发货的位置。

二、仓库滞销品的情况

在快速消费品行业,在正常销售季节的前提下,一般对连续两个月没有明显动销的商品,基本可判定为滞销品。

财务监盘人员通过现场询问,及检查货堆上的货物进出流水卡,来判断哪些货物是否滞销品的范畴,将滞销品情况汇总成表格,上报公司,以便及时拿出应对措施。

表格图例:

                   XX  XX仓库滞销品汇总表

品名

规格

批号

连续滞销时间

当前数量

最后一次到货时间

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

三、退货分析

在退货数字盘点的基础上,还要增加对退货的分析,不能退就退了,一定要查出退货背后的原因,以便及时进行调整,尽量减少不正常退货。

表格图例:

品名

规格

当前退回数量

退回频率

退货特点

主要退货源

初步退货原因

厂家退货政策

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

四、仓库现场管理水平

对库区的现场管理情况,所进行的相关检查,具体有:

1、地面划分线是否清晰?是否有磨损剥落情况?

2、整箱货与散件货物有没做到分离?

3、是否存在使用非原包装箱的情况?

4、货区的指示标牌是否正确?是否有挪动或是缺失的情况?

5、库区现场的分割措施是否完好?无关人员是否能直接进库?

6、库区地面是否有垃圾,灰尘是否过多,吸尘除尘设备是否正常使用?

7、仓库办公室文件是否分类清晰,标签完整;

8、到货计划表是否及时填写?能否如实反映到货情况?

9、仓库所有电源线是否都有包管措施?并且加挂有说明标签?

10、仓库所有消防器材是否保持完好状态?灭火器是否在有效期内?压力指标是否正常?

11、各类报警设备灵敏度是否正常?

12、各类监控设备是否在正常工作?录像回放功能是否正常?

13、仓库里是否未经批准的带电设备?

14、仓库里是否有损坏待修设备?

15、仓库里是否有违规停放的车辆?尤其是处于充电状态的车辆。

五、更高一级的检查标准

财务人员进行库区检查时,不仅要按照公司既定的仓库管理标准,有些时候,还要使用更高一级的专业检查标准,例如消防部分的火灾安全检查标准,卫生防疫部门的检查标准,生产安全部门的检查标准。

六、报告形式

仓库所看到的情况,不能回去简单说一说,而是要有正式的报告,除了文字和表格说明,还得要有对应的现场照片,并请仓库的负责人员现场签字确认。

经销商问题研究者
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